Bitkom Consult

Bitkom ist der Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationswirtschaft. Als direkte Tochter von Bitkom stellt die Bitkom Servicegesellschaft Start-Ups, mittelständischen Unternehmen & Konzernen Experten im Bereich Datenschutz zur Verfügung.

Bitkom Consult bietet auf seiner Homepage ein Bestellformular an, über welches Muster-Verträge, wie SaaS-AGBs, Dienstleistungsverträge und weitere Dokumente für diverse digitale Produkte bestellt werden können. Dieses Formular sendete bis zum roll-out unserer Lösung eine E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter, welcher manuell die Dokumente an den Bestellenden anpasste und sie schreibgeschützt versendete.

Um einen reibungslosen Übergang zu garantieren haben wir ein System entwickelt, welches die E-Mails mit den Bestelldaten an ein Postfach sendet, das von unserem Produkt überwacht wird. Dieses erzeugt daraufhin automatisiert die PDF Dokumente, speichert sie revisionssicher und generiert einen sicheren Download-Link für den Bestellenden. Zusätzlich werden die von uns generierten Dokumente immer direkt mit einem Schreibschutz versehen, damit die Datei nicht verändert werden kann. Der Grund für die Erzeugung der Dokumente pro Kunde ist eine kleine Markierung im Dokument um den Kunden auf dem Dokument markiert zu haben.

Neben den Funktionen für den Endkunden hat die Software auch noch die Möglichkeit die Vertragsmuster im Admin-Panel flexibel anzupassen, damit Änderungen unkompliziert angewendet werden können.

Durch die Umstellung von händischer Arbeit auf eine digitale, automatisierte Lösung ergeben sich diverse Vorteile: Einerseits stellt der neue Prozess eine Erleichterung für die Mitarbeiter der Bitkom Servicegesellschaft dar. Auf der anderen Seite verkürzt es die Wartezeit der Kunden auf ihre Dokumente, denn zuvor wurden diese manuell versendet.