E-Invoices – So spart Ihr Unternehmen Zeit und Geld!

Der Satz "Zeit ist Geld" stellt heute mehr denn je das universelle Geschäftsmodell dar, unabhängig von der Größe eines Unternehmens. Jeder Geschäftsmann ist sich dessen bewusst und sucht ständig nach neuen Wegen, um bessere, schnellere und effizientere Dienstleistungen zu erbringen. Wenn Sie eine Dienstleistung anbieten, ist eine Rechnung erforderlich. Traditionelle Papier-Rechnungen sind anfällig für (menschliche) Fehler, die sich Unternehmen eigentlich nicht erlauben können.

Mit jedem Jahr wird mehr Papier durch digitale Alternativen ersetzt. So gibt es auch einen einfachen, modernen Weg, die gesamte Rechnungsstellung elektronisch zu erledigen. Das spart nicht nur Zeit und Geld sondern schon auch die Umwelt.

Haben Sie schon von E-Invoicing gehört? Sie bereit, es zu implementieren? 

Mit der Entwicklung der Technologie, der zunehmenden Aufmerksamkeit von Behörden und Unternehmen für die Umwelt und der rasanten Modernisierung der Unternehmen besteht ein Bedarf an digital erstellten Rechnungen, die nicht nur die notwendigen Daten enthalten, sondern auch datenstrukturiert sind und automatisch verarbeitet werden können. Um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Partner- bzw. Unternehmenssystemen zu gewährleisten und die automatische Verarbeitung der Daten zu ermöglichen, wurde der Inhalt und das Format des Datensatzes für E-Invoices, also E-Rechnungen, europaweit standardisiert (Europäische Norm EN 16931).

Eine elektronische Rechnungsstellung ermöglicht den Austausch von Rechnungsdokumenten ohne Medienbruch. Diese können für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, Kunden und Behörden genutzt werden. Sie ermöglichen den strukturierten Austausch von Daten zwischen Rechnungssteller und Empfänger. Neben der bereits erwähnten automatischen Verarbeitung der Rechnungen müssen die e-Rechnungen in strukturierter elektronischer Form (z.B. maschinenlesbarer XML-Datensatz) erstellt, versendet und empfangen werden können. Eine Rechnung, die nur auf elektronischem Wege versendet wird – z.B. eine Rechnung, die als PDF an eine E-Mail angehängt ist und nur unstrukturierte Daten enthält – kann nicht ohne weiteres automatisiert werden und wird nicht als elektronische Rechnung verstanden.

Die Einführung der E-Rechnung geht auf eine EU-Richtlinie zurück, die den grenzüberschreitenden Handel im europäischen Binnenmarkt stärken soll. Es ist zu erwarten, dass die Regelung erhebliche Auswirkungen auf die Gesamtwirtschaft haben wird und die Unternehmen zukünftig verstärkt auf elektronische Rechnungen setzen werden. Aktuell erstellt ein Drittel der Unternehmen die Rechnungen überwiegend oder sogar ausschließlich in Papierform (33 Prozent). Die Einführung von E-Invoicing kann für Unternehmen aller Größenordnungen von großem Nutzen sein. Von der Erleichterung des Rechnungsstellungsprozesses für kleine Unternehmen bis hin zu großen Zeit- und Kosteneinsparungen für etablierte Unternehmen – das Potenzial ist enorm.

In Deutschland muss laut E-RechV für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber der Standard XRechnung verwendet werden (§ 4 (1) E-RechV). Dabei handelt es sich um einen offenen, freien und zukunftssicheren Datenstandard. XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen ebenso wie andere elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931.

Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen hält zunehmend Einzug in den Geschäftsalltag. E-Rechnungen sind ein wichtiger Baustein auf diesem Weg. Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten des Bundes verpflichtet, öffentliche Aufträge elektronisch abzurechnen. Aber auch unabhängig von der gesetzlichen Verpflichtung lohnt es sich, über die Möglichkeiten und Vorteile der E-Rechnung für das eigene Unternehmen nachzudenken.

Bei cierra arbeiten wir ständig an der Entwicklung von plattformübergreifenden Lösungen, die auf der neuesten Technologie und gemeinsamen Standards basieren, und deshalb ermutigen wir alle Unternehmen, ihre Produkte und Dienstleistungen zu digitalisieren. Die Digitalisierung ist die Zukunft, und E-Rechnungen sind eines der besten Beispiele für zukünftige Maßnahmen, die Unternehmen umsetzen. Wenn Sie die Digitalisierung Ihres Unternehmens in Betracht ziehen und sich dazu von einem Experten beraten lassen möchten, schreiben Sie uns an hello@cierra.de oder rufen Sie uns an unter +49 551 8 9999 000.

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