Slack als Produktivitätskiller

Wir alle sind uns da einig: Slack ist ein tolles Tool zum kollaborieren. Ob Remote-Team oder alle in einem Office - Slack bringt eine neue Ära der Kommunikation, die aber schnell unproduktiv enden kann (wenn wir mal ganz ehrlich sind).

Die Angst, 'was zu verpassen

In vielen Unternehmen und fast jedem Startup, finden wir Tools wie Slack für die gemeinsame Arbeit. Doch die Wechselwirkung der leichten Kommunikation ist nicht nur ein besserer Informationsfluss, sondern auch der Drang die gerade eingegangene Benachrichtigung mal eben gleich abzuarbeiten. Nicht erst seit gestern ist aber bekannt - um die altmodische E-mail als Referenz zu nehmen - dass das dauerhafte Reagieren auf unsere Nachrichten uns von unseren täglichen Aufgaben ablenkt und wir 15 bis 30 Minuten brauchen, um das gleiche Level an Konzentration erneut aufzubauen.

Fatal, wenn wir mal Entwickler, Designer und Co. betrachten, die einen hohen Pegel an Konzentration für ihre Arbeit brauchen, oder?

Der Weg, 'was zu verbessern

Ich glaube das Problem ist nun klar genug. Ich möchte Slack und vergleichbare Tools gar nicht schlecht reden. Ganz im Gegenteil bin ich persönlich - Achtung persönliche Meinung - der Auffassung, dass Slack unabdinglich im Alltag digitaler Unternehmen ist. Vorausgesetzt es wird richtig eingesetzt und dass “nicht-antworten” auch mal okay ist!

Wir haben ein paar allgemeine Best Practices ausgearbeitet, welche uns und unseren Partnern dabei helfen, Slack wieder angenehm im Alltag zu verankern:

1. Der "@-Gebrauch"

Keine @channel oder @hier wenn es nicht wirklich nötig ist.

Die Gründe sind einleuchtend: Auf der einen Seite bleiben dann die Mitglieder des Channels sensibel für diese Markierungen und auf der anderen Seite kann jeder seine Benachrichtigungen so konfigurieren, dass er bei Erwähnungen seiner Person direkt eine Push Notification bekommt - das macht es leichter auf WIRKLICH wichtige Dinge direkt zu antworten. Damit auch schon zum nächsten Punkt:

2. Benachrichtigungen richtig konfigurieren

Aktiviere nur Mentions und maximal Keywords für Push-Benachrichtigungen.

Dann wirst du nicht von einer Flut aus Notifications von der Arbeit abgehalten. Du kannst zwischendurch immer mal die Channels checken und auf Nachrichten eingehen. Aber wenn du direkt angesprochen wirst, dann solltest du auch bescheid wissen. Außer du bist grade im Fokus, dazu beachte Regel 5!

3. Channel-Mitglieder klug wählen

Die richtigen Channel-Mitglieder sind das A und O! Frag dich zweimal ob deine Dev’s wirklich in den Design-Channel müssen.

4. In Geduld üben

Respektiere, das mal einen Vormittag keine Antwort kommt, auch wenn das angesprochene Teammitglied da ist. Und ganz ehrlich: Ist es doch richtig dringend, geh zu deinen Kollegen oder melde dich telefonisch.

5. Den Status nutzen

Nutze deinen Status! DND? (Do not disturb, also bitte nicht stören) Teil es deinem Team mit! Und dann stell' auch deine Benachrichtigungen wirklich aus.

6. „Ungelesenes“ Funktion

Nutze statt deiner Mitteilungszentrale doch die (std. deaktivierte) Sidebar-Funktion, um in regelmäßigen Abständen Nachrichten „all in one“ zu verarbeiten.

7. Reminder nutzen

Du musst deine Pläne nicht nach Slack richten. Richte Slack nach deinen Plänen aus. Du bist beim Mittagessen? Wenn du schon die Nachricht aus Interesse liest und später antworten willst, stell' dir einen Reminder auf in 1h und der Slackbot erinnert dich!

8. Weiße Häkchen/ Emojis

Statt „Ok“ oder „passt für mich“ reicht auch manchmal ein ✅ als Reaktion (siehe Slackbot/ must-read).

Mit diesen acht Tipps solltest du, bzw. dein Team, mit Abstand produktiver werden. Probiert es aus und bitte: Sagt uns Bescheid ob die Tipps auch für euch gut funktionieren. Für uns und unsere Partner sind diese Best Practices unbezahlbar, so einfach sie auch scheinen.